Megrendelések feldolgozása, visszaigazolása

Függő megrendelések

Ez a menüpont csak és kizárólag azokat a rendeléseket tartalmazza, amelyeket még nem dolgoztatok fel.

Rendelés adatok

ID: csomagszám azonosító

Minden rendeléshez 2 azonosító tartozik: megrendelés ID és csomag ID.

Egy megrendelésen belül lehetséges egy vagy több csomagot, terméket is rendelni, akár különböző forgalmazóktól. A két ID egymástól különböző számsor, függetlenül attól, hogy egy vagy több terméket tartalmaz a rendelés.

A vásárlók számára a megrendelés sikerességéről szóló automatikus e-mailben mindkét ID-t feltüntetjük. Előfordulhat, hogy a vásárló nem a csomag ID-ra, hanem a megrendelés ID-ra hivatkozik egy adott megkeresés folyamán. A szűrési feltételek között azonban mindkét adatra tudtok keresni: „Megrendelés azonosító” és „Csomag azonosító”. A megrendelés azonosítóra való szűrés esetén a rendszer a rendelésben szereplő, Tőletek rendelt csomago(ka)t jeleníti meg.

Termékek

A megrendelt termékek elnevezésében megtalálható a darabszám, a termék azonosító és a cikkszám is.
Például: 3 db – Zászlótartó rúd, kétoldalas, 90×150 cm, magyar zászlóval (ID: 13915000, SKU: ZR1001703)

Vásárló

A visszaigazolást megelőzően a vásárló neve, telefonszáma, és a szállítási adatokban feltüntetett településnév látható. Amennyiben ennél több információra van szükség még azelőtt, hogy a rendelés visszaigazolásra kerül, töltsd le a szűrési feltételek felett található „Export.xlsx” vagy az „Export.csv” fájlt. A táblázat minden esetben az adott oldalon megjelenítésre került rendeléseket tartalmazza. Alapbeállításként minden egyes oldalon 10 db tétel válik láthatóvá, de lehetőség van a kilistázott rendelések számának növelésére.

A fájlok az alábbiakat tartalmazzák többek között: Csomag ID, Terméknév, Darabszám, Vásárló neve, Számlázási cím, Adószám, Szállítási cím, Termékek ára összesen, Szállítási költség, Alias e-mail cím, Telefonszám, Fizetési mód, Szállítás típusa, Vásárlás időpontja, Csomag státusza, Ország (mely országból érkezett a rendelés), Vásárló megjegyzése, Üzenet a futárnak, Teljes fizetendő összeg

Alias e-mail cím

Az alias e-mail címek a következő séma alapján épülnek fel:

order+(csomagszám)(4 véletlenszerű karakterből álló betűsor)@sysmail.pepita.com

Például: [email protected]

Ezeket az e-mail címeket a rendszerünk generálja, minden egyes csomaghoz külön-külön (tehát egy-egy e-mail cím nem vásárlóhoz, hanem csomaghoz kapcsolódik).

Az alias e-mail címeket át lehet adni a futárszolgálatok számára is (kivéve MPL Futárszolgálat).

Fontos, hogy nem engedélyezett semmilyen más célra használni őket, csak, ami az adott vásárlással kapcsolatos információközlés.

A vásárló direkt, magán e-mail címét nem áll módunkban kiadni.

Az alias e-mail címekre küldött üzenetek a Pepita szerverén keresztül érkeznek meg a vásárlóhoz, feladóként szintén egy alias e-mail cím szerepel. Ennek a felépítése annyiban tér el a vásárlói alias e-mail címektől, hogy az “order+” helyett “info+” szerepel benne.

Például: [email protected]

A kommunikáció kétirányú, tehát oda-vissza üzenetváltásra alkalmas.

Megjegyzés

A “Megjegyzés” oszlopban a vásárlók által, a megrendelés során feltüntetett üzenetek szerepelnek.

Fizetési mód

A Pepita vásárlók 4 fizetési mód közül tudnak választani: Bankkártyás fizetés, Előre utalás, Utánvét, Utalvány

Bankkártyás fizetés

Bankkártyás fizetés esetén a tranzakció a Pepita oldalán, a SimplePay fizetési rendszeren keresztül történik, mely során az összegek a Pepitához érkeznek be.

A megrendelést követően az adott összeggel beterheljük a vásárló kártyáját.

Bankkártyás fizetés (Állapot: Sikeres fizetés (Zárolás feloldva, sikeres terhelés))

Amennyiben nem tudjátok teljesíteni a rendelést („Nem küldöm”), az összeg automatikusan visszatérítésre kerül a vásárló bankszámlájára. Bizonyos esetekben nem érkezik azonnal információ a bank részéről, hogy egy adott tranzakció sikeres, vagy sikertelen volt. A fizetési eredményre akár több órát is szükséges várni. Természetesen addig nincs lehetőség a rendelés visszaigazolására, ameddig az alábbi státuszban van.

Sikertelen bankkártyás rendelések (Státusz: Vásárló visszautasította 😥)

• Bankkártyás fizetés (Állapot: Sikertelen tranzakció)
• Bankkártyás fizetés (Állapot: Sikertelen authorizáció!)
• Bankkártyás fizetés (Állapot: Megszakított fizetés)
• Bankkártyás fizetés (Állapot: Ön túllépte a tranzakció elindításának lehetséges maximális idejét)

Előre utalás

Előre utalás fizetési mód esetén első lépésként a rendelés visszaigazolása szükséges (“Küldöm”/”Nem küldöm”). A “Küldöm” gombra kattintást követően automatikus e-mailben megérkeznek a vásárlóhoz az utaláshoz szükséges adatok (a fiókban a “Céginformációk” alatt a „Pénzügyi adatok” menüpontban szereplő banki adatok). Az utalás nem a Pepitához, hanem Hozzátok érkezik be.

Amennyiben az utalás 1-2 napon belül nem érkezik meg, érdemes felvenni a kapcsolatot a vásárlóval és emlékeztetni az elmaradt tranzakcióra. Abban az esetben, ha a vásárló több napon keresztül továbbra sem utalja át a rendelés ellenértékét, a „Jutalék tételek” menüpontban állítsátok át „Vevő lemondta” státuszra.

Utánvét

A csomagot utánvételesen szükséges feladni a szállítási módban szereplő futárszolgálattal. MPL vagy az általad választott futárszolgálat esetén az elszámolás változatlanul közvetlenül közötted és a futárszolgálat között történik meg.

Pepita Delivery rendelés (jelenleg GLS csomagautomata vagy GLS házhozszállítás) alkalmával az utánvét összege azonban a Pepitához érkezik be. Az elszámolás módja pedig megegyezik a bankkártyás fizetésekkel (a beszedett díjtételek bekerülnek a kétheti kompenzációs elszámolásba).

Utalvány

A vásárlók a megrendelések alkalmával fizetési módként használhatják a Pepita vásárlási utalványokat.
Az utalvány fedezheti a megrendelés teljes értékét, de előfordulhat, hogy a végösszeg meghaladja az utalványon szereplő összeget. Ilyen esetben, a fennmaradó részt a vásárló online bankkártyával, előreutalással, vagy utánvétes fizetéssel egyenlítheti ki. Az utalványos rendelésekről bővebben ITT olvashatsz.

Szállítási mód

Általános házhozszállítás (Házhozszállítás futárral): A csomagot az általad választott és veled szerződésben álló futárszolgálat szállítja ki.

MPL házhozszállítás: A csomagot a veled szerződésben álló MPL futárszolgálat szállítja ki.

GLS csomagautomata: A kiszállítást a Pepitával szerződésben álló GLS futárszolgálat végzi. (Pepita Delivery Program)

GLS házhozszállítás: A kiszállítást a Pepitával szerződésben álló GLS futárszolgálat végzi. (Pepita Delivery Program)

Vásárlás időpontja

Az az időpont, amikor a vásárló megrendelte a terméket.

Kommentek

Amennyiben a “Kommentek” mezőben üzenetet rögzítettek, az a vásárló számára nem lesz látható! Ezeket a megjegyzéseket egyedül a vásárlói ügyfélszolgálatunk tudja megtekinteni a rendelések adatlapján.

Rendelés státuszok

A függő rendelések visszaigazolást követően minden tétel átkerül a “Függő rendelések” menüpontból a “Rendelések” menübe.

A hatályos Partner Általános Szerződési Feltételek 7.3. pontja szerint:
„A Partner a Megrendelés teljesíthetőségéről köteles visszaigazolást küldeni a Szolgáltató részére a Szolgáltató értesítésének kézhezvételét követő 1 (egy) munkanapon belül.”

A megrendelés visszaigazolása a “Küldöm” gombra kattintással lehetséges.
A felugró új oldalon meg tudod adni, hogy mely napon kerül átadásra a csomag a futárszolgálat részére.
A dátum megadása során tartások szem előtt, hogy a vásárló a termék adatlapján feltüntetett szállítási időn belül várja a terméket. Amennyiben ez az információ nem felel meg a valóságnak, fontos, hogy minél hamarabb módosításra kerüljön.
A megrendelés megerősítéséről és a csomagfeladás napjáról automatikus e-mailben értesítjük a vásárlót.
Előre utalás esetén a “Küldöm” gombra kattintást követően automatikus e-mailben megadjuk a vásárlónak az utaláshoz szükséges adatokat (a fiókban a “Céginformációk” alatt a „Pénzügyi adatok” menüpontban szereplő banki adatok). Az utalás nem a Pepitához, hanem Hozzátok érkezik be.

Küldöm (Pepita Delivery Program)

A Pepita Delivery szállítással (jelenleg GLS csomagautomata és GLS házhozszállítás) érkező rendelések esetén a visszaigazolás menete részben eltér az általános vagy MPL szállítási módoktól. A részleteket ITT tudod megtekinteni.

Amennyiben nem tudod teljesíteni a rendelést, a “Nem küldöm” gombra szükséges kattintanod. Ha a felugró oldalon a „Mi az oka, hogy nem tudod teljesíteni a rendelést?” kérdésre válaszolsz a szöveges mezőben, az üzenetet nem fogja megkapni a vásárló. Csak az ügyfélszolgálatos kollégáink fogják látni a rendelés adatlapján.
A megrendelések lemondása azonban rontja az ügyfélélményt, és a hosszú távú sikeres együttműködést is negatívan befolyásolja. Ezért is fontos, hogy a készletet tartsd naprakészen! Így könnyen elkerülhetővé válik a rendelések törlése.

Továbbá a hatályos Partner Általános Szerződési Feltételek 10.5. pontja értelmében:
„Amennyiben a termék a Partner hibájából nem értékesíthető, úgy a Szolgáltató az értékesítés sikerességétől függetlenül jogosult a megrendelés után Jutalékot felszámolni.”

Ha a vásárló több terméket rendelt egyszerre, és nem tudod mindegyiket teljesíteni, akkor a “Részben küldöm” lehetőségre kattints. Válaszd ki, hogy melyiket tudod küldeni számára, és melyiket utasítod el.

Ezzel a rendelési státusszal akkor találkozhattok, ha sikertelen a bankkártyás fizetés, vagy a vásárló meggondolta magát, és mégsem kéri a terméket.

Amennyiben API kapcsolaton keresztül kerülnek beküldésre a rendelések a vállalatirányítási rendszeretekbe/webshopotokba, előfordulhat, hogy a rendelés beküldése sikertelen. A leggyakoribb ok, hogy a termék nincsen készleten. Ha megvizsgáltátok, és az adott termék van raktáron, akkor valószínűleg technikai hiba merülhetett fel. A “Rendelés újraküldése” gombbal újraindíthatjátok a beküldést. Ha továbbra is fennáll a probléma, a konkrét rendelés azonosítójának megadásával jelezzétek a kapcsolattartótok számára.

Export.xlsx; Export.csv

Az „Export.xlsx” vagy az „Export.csv” gombra kattintva le tudod tölteni a rendeléseket táblázat formájában. A táblázat minden esetben az adott oldalon megjelenítésre került rendeléseket tartalmazza. Alapbeállításként minden egyes oldalon 10 db tétel válik láthatóvá, de lehetőség van a kilistázott rendelések számának növelésére.

A fájlok az alábbiakat tartalmazzák többek között: Csomag ID, Terméknév, Darabszám, Vásárló neve, Számlázási cím, Adószám, Szállítási cím, Termékek ára összesen, Szállítási költség, Alias e-mail cím, Telefonszám, Fizetési mód, Szállítás típusa, Vásárlás időpontja, Csomag státusza, Ország (mely országból érkezett a rendelés), Vásárló megjegyzése, Üzenet a futárnak, Teljes fizetendő összeg

Előre utalásos rendelések

Ebben a menüpontban külön kilistázásra kerülnek az előre utalás fizetési opcióval leadott rendelések, így könnyebben nyomon követheted, hogy mely tételek beérkezését szükséges figyelemmel kísérned. Az utalás ugyanis nem a Pepitához, hanem Hozzátok érkezik be.

A “Küldöm” gombra kattintást követően automatikus e-mailben megadjuk a vásárlónak az utaláshoz szükséges adatokat (a fiókban a “Céginformációk” alatt a „Pénzügyi adatok” menüpontban szereplő banki adatok).

Amennyiben az utalás 1-2 napon belül nem érkezik meg, érdemes felvenni a kapcsolatot a vásárlóval és emlékeztetni az elmaradt tranzakcióra. Abban az esetben, ha a vásárló több napon keresztül továbbra sem utalja át a rendelés ellenértékét, a „Jutalék tételek” menüpontban állítsátok át „Vevő lemondta” státuszra.

A “Kommentek” itt sem a vásárlókkal történő kapcsolatfelvétel és/vagy üzenetváltás célját szolgálják, és azok nem is kerülnek továbbításra feléjük. Ezeket a megjegyzéseket egyedül a vásárlói ügyfélszolgálatunk tudja megtekinteni a rendelések adatlapján.

Rendelések

A rendelések menüpontban megtalálható az összes “függő” és minden korábbi, már visszaigazolásra került rendelés is. A megjelenített adatok közül az ID: csomagszám azonosító, a Termékek, a Vásárló, az Alias e-mail cím, a Megjegyzés, a Fizetési mód, a Szállítási mód, a Vásárlás időpontja és a Kommentek részletesebb ismertetését feljebb találhatod, a “Függő rendelések” menüpontnál.
A már visszaigazolt megrendelések esetében a “Vásárló” adatainál a részletek megtekintése nélkül is látható az alias e-mail cím. A vásárlás dátuma oszlopban a feldolgozás során megadott “Feladás napja” is megjelenítésre kerül.
A “Megtekint” gombra kattintva a megrendelt termék Pepita site oldali linkje is megtekinthető.

Visszatérítés

Bankkártyás fizetés esetén, ha a vásárló számára az összeg visszatérítésére van szükség, akkor erre a gombra kattintva nyílik rá lehetőség. Visszatérítheted a teljes összeget, vagy annak csak egy bizonyos részét (a vásárlóval történt előzetes egyeztetést követően).

Keresd meg az adott rendelést a “Rendelések” és kattints a “Visszatérítés”, vagy a “Pénzügyi elszámolás” menüponton belül a “Bankkártyás tranzakciók / Rendelés visszatérítés” fülön megteheted ugyanezt.

Előfordulhat, hogy a művelet során hibaüzenet jelenik meg és a visszatérítés nem lesz sikeres. A legtöbb esetben ilyenkor a vásárló kártyája nem aktív. Vegyétek fel vele a kapcsolatot, kérjétek el tőle a bankszámlaszámot, és utaljátok vissza direktben számára az összeget.

Előre utalással érkező rendelések esetében rendszeren belüli visszatérítésre nincs mód, ilyenkor a saját számlátokról szükséges az utalást elindítani.

Az utánvétes rendelések visszatérítése esetén figyelembe kell venni, hogy általános, MPL vagy Pepita Delivery (jelenleg GLS csomagautomata vagy GLS házhozszállítás) szállítási móddal érkezett a rendelés. A részletek ITT tudod megtekinteni.

Vásárlói elállás

Vásárlói elállás érkezhet függőben lévő és már visszaigazolt rendelésre egyaránt. Arról, hogy mikor mi a teendő, EBBEN a dokumentumban találsz információt.

Bármilyen kérdés, kérés esetén kérjük, fordulj hozzánk bizalommal!

[email protected]
A Pepita Group csapata