Procesarea și confirmarea comenzilor

Pending orders

Acest meniu conține exclusiv comenzile care nu au fost încă procesate.

Date comandă

ID: package number identifier

Fiecare comandă are 2 identificatori: Order ID și Package ID.

În cadrul unei singure comenzi este posibil să fie plasate unul sau mai multe colete, produse sau comenzi către mai mulți vânzători. Cele două ID-uri sunt formate din numere diferite, indiferent dacă comanda conține unul sau mai multe produse.

Pentru cumpărător, e-mailul automat de confirmare a comenzii conține ambele coduri ID. Este posibil ca un cumpărător să facă referire la Package ID și nu la Order ID într-o solicitare către serviciul clienți. În interfață, însă, poți căuta după ambele criterii de filtrare: „Order ID” și „Package ID”. Căutarea după identificator va returna comanda (sau comenzile) care conțin acel ID.

Products

În denumirea produsului comandat se regăsesc cantitatea, codul de identificare al produsului și codul SKU.
Például: 3 db – Suport steag dublu, 90×150 cm, steag (ID: 13915000, SKU: ZR1001703)

Customer

Înainte de confirmarea comenzii, sunt vizibile: numele clientului, numărul de telefon și localitatea din datele de livrare. Dacă ai nevoie de mai multe informații înainte de confirmare, poți descărca fișierul de deasupra filtrelor: „Export.xlsx” sau „Export.csv”. Tabelul va conține întotdeauna comenzile afișate pe pagina respectivă. Implicit, pagina afișează 10 comenzi, dar poți modifica acest număr pentru a vizualiza mai multe simultan.

Fișierele conțin, printre altele, următoarele informații: Package ID, Product name, Quantity, Customer name, Billing address, Tax number, Shipping address, Total price of products, Shipping cost, Alias e-mail address, Phone number, Payment method, Delivery type, Purchase date, Package status, Country (of origin), Customer comments, Message to the courier, Amount to be paid

Adresă de e-mail alias

Adresele de tip alias e-mail sunt construite după următorul model:

order+(număr colet)(4 caractere aleatorii)@sysmail.pepita.com

Exemplu: [email protected]

Aceste adrese sunt generate automat de sistemul nostru, câte una pentru fiecare colet (nu sunt adresele cumpărătorilor, ci sunt legate de colete).

Alias e-mail-urile pot fi transmise și firmelor de curierat (cu excepția serviciului de curierat MPL).

Este important să nu folosești aceste adrese în alte scopuri decât comunicarea strict legată de comanda respectivă.

Adresele e-mail personale, directe ale clienților nu vor fi niciodată comunicate de sistemul nostru.

Mesajele trimise către alias e-mail ajung la client prin serverul Pepita, iar ca expeditor apare tot o adresă de tip alias. Singura diferență față de aliasul clientului este că adresa expeditorului conține „info+” în loc de „order+”.

Exemplu: [email protected]

A comunicarea este bidirecțională, adică permite trimiterea și primirea de mesaje.

Comment

În coloana „Comment” apar mesajele introduse de către client în timpul plasării comenzii.

Payment type

Clienții Pepita pot alege dintre 4 metode de plată: Plată cu cardul, Transfer bancar în avans, Ramburs, Voucher

Plată cu cardul

În cazul plății cu cardul, tranzacția are loc pe site-ul Pepita, prin sistemul de plată SimplePay, iar sumele ajung direct la Pepita.

După plasarea comenzii, suma aferentă este rezervată de pe cardul clientului.

Credit card (Status: Successful payment (Lock unlocked, successful debit))

Dacă nu este posibilă livrarea comenzii („Cancel”), suma se returnează automat în contul clientului. Este posibil ca procesarea din partea băncii să nu fie instantă – în unele cazuri, pot trece mai multe ore până la restituirea sumei. Rezultatul plății poate necesita câteva ore pentru a fi confirmat. În mod firesc, comanda nu poate fi confirmată cât timp se află în starea de mai jos.

Comandă nereușită cu cardul (Status: Refused by client 😥)

• Credit card (Status: Unsuccessful transaction)
• Credit card (Status: Unsuccessful authorization!)
• Credit card (Status: Interrupted payment)
• Credit card (Status: You have exceeded the maximum possible time to start the transaction)

Transfer bancar în avans

În cazul plății prin transfer bancar în avans, confirmarea comenzii este primul pas necesar („Send” / „Cancel”). După apăsarea butonului „Send”, sistemul va trimite automat un e-mail către client cu datele necesare pentru plată (acestea pot fi găsite în cont, la secțiunea (“Company Information” > “Financial data”). Transferul bancar nu ajunge la Pepita, ci direct la voi.

Dacă clientul nu efectuează plata timp de mai multe zile, puteți marca comanda ca returnată în secțiunea „Commission items”, schimbând statusul în „Buyer canceled”.

Ramburs

Coletele cu plată la livrare trebuie expediate prin serviciul de curierat selectat în metoda de livrare. În cazul curierilor proprii sau al serviciilor terțe (inclusiv MPL), decontarea se face direct între tine și compania de curierat.

În cazul comenzilor Pepita Delivery (momentan automat de colet GLS sau livrare GLS la adresă), suma ramburs ajunge la Pepita. Decontarea funcționează la fel ca în cazul plăților cu cardul (taxele încasate sunt adăugate automat la următoarea decontarea compensațiilor).

Voucher

Clienții pot folosi voucherele de cumpărături Pepita ca metodă de plată.
Voucherul poate acoperi valoarea totală a comenzii, dar dacă suma totală depășește valoarea voucherului, diferența poate fi plătită cu cardul, prin transfer bancar sau ramburs. Mai multe detalii despre comenzile cu voucher pot fi citite AICI.

Delivery method

General delivery (Home delivery by courier): Coletul este livrat de firma de curierat aleasă de tine și cu care ai contract direct.

MPL home delivery: Coletul este livrat de firma de curierat MPL cu care ai contract direct.

GLS locker delivery: Livrarea este efectuată de firma de curierat GLS care are contract cu Pepita. (Pepita Delivery Program)

GLS home delivery: Livrarea este efectuată de firma de curierat GLS care are contract cu Pepita. (Pepita Delivery Program)

Purchase date

Data în care clientul a plasat comanda.

Comments

Dacă a fost introdus un mesaj în câmpul „Comments”, acesta nu va fi vizibil pentru client! Comentariile pot fi vizualizate doar de echipa ta de relații clienți, în fișa comenzii.

Status comenzii

După confirmarea comenzilor aflate în așteptare, toate produsele vor fi mutate din meniul „Pending orders” în secțiunea „Orders”.

Conform punctului 7.3 din General Terms and Conditions for Partners:
„Partenerul este obligat să confirme posibilitatea livrării comenzii către Furnizor în termen de 1 zi lucrătoare de la primirea notificării.”

Confirmarea comenzii se face prin apăsarea butonului „Send”.
Pe pagina care se deschide poți specifica data la care coletul va fi predat firmei de curierat.
Este important să alegi o dată realistă, în concordanță cu termenul de livrare afișat pe pagina produsului. Dacă acest termen nu este respectat, recomandăm să îl modifici cât mai curând.
După confirmare și marcarea comenzii ca „predată”, clientul va primi automat o notificare prin e-mail.
În cazul plății prin transfer bancar în avans, după apăsarea butonului „Send”, clientul va primi automat un e-mail cu datele bancare necesare (acestea se găsesc în cont, la “Company information” –>„Financial data”). Transferul nu ajunge la Pepita, ci direct la voi.

Send (Pepita Delivery Program)

Pentru comenzile cu livrare prin Pepita Delivery (automat GLS sau curier GLS), procesul de confirmare diferă parțial față de cel pentru comenzile cu livrare standard sau MPL.
Poți consulta detaliile AICI.

Dacă nu poți îndeplini comanda, trebuie să apeși pe butonul „Cancel”. Pe pagina care se deschide, va apărea întrebarea „What is the reason you are unable to fulfil the order?” – dacă răspunzi în câmpul de text, clientul nu va primi acest mesaj.
Mesajul va fi vizibil doar pentru echipa noastră de suport, în fișa comenzii. Anularea comenzilor afectează negativ experiența clientului și poate dăuna colaborării pe termen lung.

Conform punctului 10.5 din General Terms and Conditions for Partners:
„Dacă produsul nu este vândut din vina partenerului, Furnizorul este îndreptățit să perceapă comisionul, indiferent de succesul vânzării.”

Dacă un client a comandat mai multe produse și nu le poți trimite pe toate, apasă butonul „Partial sending” .Selectează ce produse vei livra și care nu pot fi trimise.

Acest status apare atunci când plata cu cardul a eșuat sau clientul și-a anulat comanda după ce a fost plasată, dar înainte de a o primi.

În cazul în care comenzile sunt trimise prin conexiune API către sistemele ERP sau magazinele online, se poate întâmpla ca transmiterea să eșueze. Cea mai frecventă cauză este lipsa produsului din stoc. Dacă ați verificat și produsul respectiv este în stoc, este posibil să fi apărut o eroare tehnică. Prin apăsarea butonului „Resend order”, poți retrimite comanda. Dacă problema persistă, te rugăm să contactezi responsabilul Pepita, menționând ID-ul comenzii afectate.

Export.xlsx; Export.csv

Prin apăsarea butonului „Export.xlsx” sau „Export.csv”, poți descărca comenzile în format tabelar. Fișierul va conține întotdeauna comenzile afișate pe pagina curentă.
Implicit, se afișează 10 comenzi per pagină, dar acest număr poate fi modificat.

Fișierele conțin, printre altele, următoarele informații: Package ID, Product name, Quantity, Customer name, Billing address, Tax number, Shipping address, Total price of products, Shipping cost, Alias e-mail address, Phone number, Payment method, Delivery type, Purchase date, Package status, Country (of origin), Customer comments, Message to the courier, Amount to be paid

Orders with advanced payment/transfer

În acest meniu sunt listate separat comenzile plasate cu opțiunea de plată prin transfer bancar în avans, astfel încât să poți urmări mai ușor care comenzi necesită confirmarea primirii plății. Transferul nu ajunge la Pepita, ci direct la voi.

După apăsarea butonului „Send”, clientul va primi automat un e-mail cu datele bancare necesare (acestea pot fi găsite în cont, la “Company information” –> “Financial data”).

Dacă plata nu este confirmată în termen de 1–2 zile lucrătoare, recomandăm să iei legătura cu clientul și să îi amintești de tranzacția lipsă.
Dacă plata nu se face nici după mai multe zile, comanda poate fi marcată ca anulată, schimbând statusul în „Buyer canceled” din meniul “Commission items”.

Comentariile din secțiunea „Comments” pot fi folosite pentru comunicarea internă cu clientul, dar nu sunt vizibile pentru acesta. Doar echipa noastră de relații clienți poate vizualiza aceste mesaje în fișa comenzii.

Orders

În acest meniu sunt listate toate comenzile, fie că sunt în așteptare, fie deja confirmate. Printre informațiile afișate: ID (package number identifier), Products, Customer, Alias e-mail address, Comment, Payment type, Delivery method, Purchase date, and Comments – explicate detaliat în secțiunea „Pending orders”.
Comenzile confirmate vor afișa doar informații de bază despre Customer, fără detalii personale. Data de expediere va fi vizibilă, așa cum a fost introdusă în timpul procesării comenzii.
Prin butonul „Take a look”, poți deschide pagina produsului comandat direct pe site-ul Pepita.

Rambursare

În cazul plății cu cardul, dacă este necesară rambursarea unei sume către client, trebuie să apeși pe butonul Refund. Poți returna suma integrală sau doar o parte, după acordul prealabil cu clientul.

Găsește comanda în meniul “Orders” și apasă pe „Refund”, sau accesează secțiunea “Financial accounting” → “Credit card transactions / Order refund”.

În timpul operațiunii, poate apărea un mesaj de eroare, iar rambursarea poate eșua.
Cea mai frecventă cauză: cardul clientului nu este activ. Contactează clientul, solicită un cont bancar și efectuează transferul direct.

În cazul comenzilor cu plată în avans, rambursarea automată nu este posibilă – în acest caz, vei avea nevoie de o factură de stornare și transfer manual.

În cazul rambursării comenzilor cu plată la livrare, este important să verifici dacă livrarea a fost efectuată prin curier standard, MPL sau Pepita Delivery (în prezent: locker GLS sau livrare GLS la adresă). Poți consulta detaliile AICI.

Retragere comandă de către client

Renunțarea la cumpărare poate apărea atât în cazul comenzilor aflate în așteptare, cât și al celor deja confirmate. Informații despre pașii necesari în fiecare situație găsești în ACEST document.

Pentru orice întrebare sau neclaritate, nu ezita să ne contactezi cu încredere!

[email protected]
Echipa Pepita Group