Procesarea comenzilor cu voucher: facturare, decontare, rambursare
Clienții pot utiliza voucherele de cumpărături Pepita ca metodă de plată la plasarea comenzilor.
Voucherul poate acoperi valoarea totală a comenzii, însă este posibil ca suma finală să depășească valoarea înscrisă pe voucher. În astfel de cazuri, diferența poate fi achitată de către client prin plată online cu cardul, prin transfer bancar anticipat sau ramburs (plată la livrare).
Tabel de conținut
Confirmarea comenzilor plătite cu voucher
🔸 Comenzile achitate cu voucher pot fi găsite în meniurile „Pending orders”, „Orders” și “Orders with voucher”.
🔸 Sistemul trimite notificări automate prin e-mail cu privire la comenzile plătite cu voucher.
🔸Confirmarea comenzii este necesară conform procedurii obișnuite (poți citi mai multe despre procesarea comenzilor AICI).
🔸 După ce faci clic pe butonul „Send”, vei putea vedea cât din valoarea comenzii a fost achitat cu voucher și care este suma rămasă de plată.
Exemple
Voucherul a acoperit întreaga valoare a comenzii.
Voucherul nu a acoperit întreaga valoare a comenzii.
În cazul în care metoda de plată este
Voucher + Credit card (Status: Successful payment (Lock unlocked, successful debit))
Nu este necesară nicio acțiune suplimentară. Dacă a existat o sumă rămasă, aceasta a fost achitată cu cardul.
Voucher + Transfer
Dacă voucherul a acoperit întreaga comandă, nu este nevoie de alte acțiuni. Dacă a rămas o sumă de plată, după apăsarea butonului „Send”, clientul va primi automat prin e-mail datele necesare pentru transfer. Transferul nu ajunge la Pepita, ci direct la voi. Coletul nu trebuie expediat înainte de finalizarea tranzacției.
Voucher + Cash on delivery
Dacă voucherul a acoperit integral comanda, nu sunt necesare alte acțiuni. Dacă a rămas o diferență, coletul trebuie livrat cu plată ramburs, în valoarea diferenței.
Export comenzi plătite cu voucher
În fișierul Excel descărcabil, în coloana „Payment method” este indicat dacă o comandă a fost achitată cu voucher și cum dorește clientul să achite suma rămasă. Valoarea rămasă de plată se găsește în coloana „Amount to be paid”.
Trimiterea comenzilor prin API
🔶 Comenzile achitate cu voucher trimise prin API vor fi procesate și se trimite automat o notificare prin e-mail.
🔶 În cazul trimiterii prin API, valoarea voucherului este transmisă în câmpul de comentarii.
🔶 În cazul UNAS API, valoarea totală, valoarea voucherului și suma de plată sunt transmise în câmpuri separate.
Exemplu
Comentariu: Pepita id: 3647119 – Atenție! Comandă achitată parțial cu voucher. Valoare voucher: 4690 HUF
Metodă de plată: Transfer bancar
În comentariu este specificată suma achitată cu voucherul.
Dacă această sumă este egală cu valoarea totală a comenzii, nu mai există rest de plată.
Dacă sumele nu coincid, atunci diferența rămasă reprezintă suma care trebuie achitată separat.
Modul în care clientul va achita această diferență rezultă din metoda de plată. În exemplul de mai sus, aceasta este transfer bancar. Dacă voucherul a acoperit întreaga valoare a comenzii, metoda de plată transmisă va fi „plată cu cardul”.
Facturare
! Voucherul nu este o reducere, nu scade valoarea brută a facturii – valoarea totală a comenzii trebuie să apară integral pe factură!
Poți citi mai multe despre vouchere în ghidul oficial al Administrației Naționale de Impozite și Taxe accesând AICI.
! Valorificarea voucherului scade suma de plată. Dacă programul de facturare nu poate trata diferența dintre totalul brut și suma efectiv de achitat, această diferență poate fi indicată în câmpul de comentarii de pe factură (ex: „Din totalul facturii, x Ft a fost achitat cu voucher”).
! Pepita nu își poate asuma responsabilitatea pentru facturarea corectă a voucherelor, deoarece nu cunoaștem sistemele contabile sau software-ul folosit de partenerii noștri. Vă rugăm să consultați în mod obligatoriu contabilul vostru înainte de emiterea facturii!
Decontare
Valoarea voucherului va fi decontată în cadrul procesului de decontarea compensațiilor.
Rambursare
În cazul comenzilor achitate cu voucher, suma rambursată nu poate depăși valoarea voucherului. Reactivarea voucherului se realizează prin Serviciul Clienți Pepita.
Pentru orice întrebări sau solicitări, nu ezitați să ne contactați cu încredere!
[email protected]
Echipa Pepita Group
